Après le Printemps, la rétrospective ! Ce jeudi 10 avril le meet-up était consacré à une rétrospective du Printemps Agile 2014 qui avait eu lieu trois semaines auparavant. L’objectif de ce meet-up était double :

  • Suggérer des améliorations afin que le prochain printemps Agile soit meilleur et organisée par une équipe améliorée
  • Faire découvrir aux participants une nouvelle pratique agile : la rétrospective

Ce que nous n’avions pas prévu c’est que le carnaval étudiants qui avait lieu justement ce jeudi-là bloquerait la ville. Plusieurs participants n’ont pu atteindre le Forum et nous n’étions que 9 :

  • Laurent
  • Alexis
  • Laurianne
  • Mathieu
  • François
  • Eve
  • Myriam
  • Olivier
  • Jean-Luc

et le 10ème, James qui malgré son jeune âge a voulu participer depuis sa poussette. C’est normal, lui aussi était au Printemps Agile.

La rétrospective agile telle que présentée dans l’excellent livre d’Esther Derby et Diana Larsen, se déroule en 5 étapes:

  • L’ouverture
  • La collecte
  • L’analyse
  • Les propositions concrètes
  • La clôture

À 19H00 on décide de commencer et donc on lance la première étape.

L’ouverture

Pour l’ouverture je choisis généralement l’atelier focus on/focus off dont l’objectif est de partager les règles à suivre lors de la rétrospective. On affiche les règles au tableau ou sur un post-it géant et on les partage avec l’assistance, généralement je fais lire puis commenter chaque règle par un des participants.

Les règles sont au nombre de 4 :

  • L’interrogation plus que le plaidoyer
  • Le dialogue plus que le débat
  • La conversation plus que l’argumentation
  • La compréhension plus que la justification

Ces règles peuvent sembler simplistes et pourtant elles fonctionnent très bien, une fois partagées, le groupe les respecte sans problème. L’essentiel est de les partager au début. Une fois que chacun a compris qu’il pouvait dire ce qu’il avait ressenti sans risquer de se trouver mis mal à l’aise par une justification tierce, la collecte peut débuter.

On me demande souvent si cette attitude de non débat doit perdurer dans le projet… on peut la conserver bien sûr mais ce n’est en général ni possible ni même souhaitable. La rétrospective est une parenthèse dans le projet, durant cette parenthèse on ne débat pas mais après la clôture de la rétrospective chacun retrouve sa façon d’être. La rétrospective impose une sagesse mais une sagesse passagère. Souvent mon interlocuteur s’en trouve rassuré.

La collecte

Pour la collecte des faits, on a fait l’atelier de time-line. On divise le mur en périodes (le scotch de peintre est très utile pour cela) puis chacun va écrire sur un post-it un événement ou un ressenti de cette période. Puis il vient coller son post-it.

On a identifié 7 périodes :

  • La préparation du Printemps Agile
  • L’accueil
  • Les sessions du matin
  • Le repas
  • Les sessions de l’après-midi
  • La rétrospective
  • Le post-Printemps

et utilisé 4 couleurs de post-its :

  • Les verts pour ce qu’on a aimé
  • Les roses pour ce qu’on n’a pas aimé
  • Les jaunes pour ce qui nous pose question
  • Les mauves pour ce qu’on a appris

Comme vous pouvez le constater, on n’hésite pas à parler des émotions et de ce qu’on a ressenti. Plus que des faits, on cherche à collecter la vie du projet et de son équipe : les moments d’énergie, de dépression, de doute…. sans jamais oublier de se souvenir de ce qui a marché…

Les mauves étaient une nouveauté, généralement je n’utilise que le vert, le rose et le jaune, mais comme vous pouvez le constater, les mauves ont été adoptés (l’agilité c’est aussi cela, on a une idée, on essaie et on voit si elle est adoptée ou pas : pas d’autocensure).

 

 

 

 

 

Une fois la collecte réalisée on peut passer à son analyse.

L’analyse

La découverte de la time-line est toujours un moment riche, c’est un trésor qui se découvre aux participants. L’intérêt des post-its est de permettre à chacun de donner sa vision sans être influencé trop fortement pas les autres. Cela donne toujours lieu à des découvertes qui sont renforcées par la couleur des post-its. Bien que le Printemps Agile se soit bien déroulé et que de nombreux participants nous aient dit qu’il était bien organisé, la présence de nombreux post-its rouges nous indique que nous pouvons faire encore beaucoup mieux : c’est une très bonne nouvelle !

Avant de faire l’analyse, il faut laisser les participants découvrir la time-line, c’est même souvent l’occasion de faire une pause dans la rétrospective. Chacun la parcourt, s’étonne ou se conforte dans son opinion, ajoute un post-it parfois quand il s’aperçoit qu’il a oublié un élément important…

Pour l’analyse je reprends les post-its dans l’ordre et les fais commenter par l’ensemble de l’assemblée. Nous essayons d’extraire l’or de la time-line (l’expression est de Norman Kerth : un des pères de la rétrospective agile).

Pendant que nous discutons, Laurianne prend note de tous les points sur lesquels nous devrons nous améliorer. Ils sont nombreux :

Le comptage des participants​​

La gestion des sponsors

L’implication des membres du club

La gestion de l’accueil par les étudiants

La gestion du Wifi

L’adhésion des entreprises au club

Le financement du repas

La quantité de nourriture au repas

Les bouteilles d’eau pour les orateurs

Apprendre à utiliser les micros

Préparer la rétrospective de fin

Gestion des compte-rendus des ateliers

La mise en valeur des intervenants et sponsors

Un compte “club Agile sur Slide share”

La communication sur les réseaux sociaux

Mettre le programme sur une page Web

Bien sûr on ne pourra tout traiter lors de l’atelier d’aujourd’hui. Pour passer aux propositions concrètes, il faut prioriser.

Les propositions concrètes

La quatrième étape consiste à faire des propositions concrètes pour améliorer certains des points identifiés lors de l’analyse. On ne traite jamais tous les points, il faut traiter les plus importants, il ne sert à rien de chercher à s’améliorer en tout, on n’y arrive jamais.

Cet atelier commence donc par une priorisation des deux ou trois points qui doivent être améliorés en priorité. Une technique que l’on peut adopter est le “Vote à la gommette”. Chaque participant a un nombre identique de gommettes (une, trois, cinq) et les colle comme il veut sur les différentes propositions. Celles qui ont le plus de gommettes sont choisies.

Une fois les points à traiter déterminés, je propose en général de faire une atelier de “SMART goals”. On sélectionne les points les plus prioritaires et on y affecte un groupe de travail chargé d’identifier des objectifs SMART, ce qui signifie :

Specific (Précis)

Measurable (Mesurable)

Attainable (Accessible)

Relevant (Pertinent)

Timely (Opportun)

Une fois les objectifs trouvés, chaque groupe partage son travail avec le reste des participants.

Ce partage est bien sûr crucial car c’est avec des objectifs SMART et partagés par tous que l’on peut avancer.

La soirée étant déjà bien avancée, nous avons dû remettre cet atelier à plus tard. Peut-être lors d’un prochain meet-up ?

Bien que nous n’ayons pas le temps de concevoir des SMART goals, nous décidons de clore la rétrospective conformément au processus.

La clôture

La clôture permet de retourner à la vie trépidante du projet avec une énergie renouvelée, car l’objectif d’une rétrospective n’est pas uniquement d’améliorer le fonctionnement d’une équipe mais aussi de renforcer l’énergie de l’équipe. Un projet réussit mieux si l’équipe est pleine d’énergie et d’envie de réussir.

Il m’arrive souvent de terminer la rétrospective par des “appréciations”. Ce n’est pas le seul moyen de terminer une rétrospective mais c’est sans doute celui qui donne à l’équipe le plus d’énergie.

Lors des appréciations, chacun s’adresse à un autre membre de l’équipe et lui dit pourquoi il l’apprécie. La phrase est :

“Myriam je t’apprécie beaucoup pour l’énergie que tu as su mettre dans le club et le Printemps Agile” (cette appréciation est une vraie !)

Il est essentiel de dire qu’on apprécie la personne. Dire à la place :

“Myriam j’apprécie beaucoup l’énergie que tu as su mettre dans le club et le Printemps Agile”

n’a pas du tout le même effet.

Il est très facile de lancer un atelier d’appréciations, il suffit de commencer à faire une première appréciation et d’attendre… chacun aura le désir de participer.

L’effet des appréciations est réellement impressionnant, c’est certainement une de mes grandes motivations pour faire de l’agilité. 5 minutes d’appréciations ne coûtent presque rien mais effacent des heures de critiques contre-productives. C’est une appréciation de Raphaêl Pierquin qui m’a donné envie de créer le club Agile, je ne l’ai jamais oubliée.

Je lance donc l’atelier et celui-ci est un grand moment, j’en suis ressorti plein d’énergie nouvelle. Bon j’ai quand même pris une photo mais sans le son il est difficile d’apprécier ce moment.