Pour bien commencer l’année 2018 quoi de mieux qu’un mardi meet-up consacré aux bénéfices de la rétrospective ?

Par où commencer pour adopter l’amélioration continue ? Vous souhaitez mettre en pratique les principes de l’amélioration continue mais vous avez du mal à savoir par quoi commencer ! Suivez le guide (ou plutôt cet article).
Au programme : post-it, “retro” et “spective”, puzzle, Astérix, et des itérations (pleins). C’est parti !

 

 

Rétro

 

Pour commencer l’atelier chacun dispose d’un post-it pour écrire le premier mot qui lui vient lorsque l’on dit “Rétro”. Assemblé sur un tableau cela donne pas mal de “rétropédalage”, “rétroactif”, “rétroviseur”, “rétrograde” et même “vade retro satanas” ! Beaucoup de mots valises et de nouveaux mots, se sont d’ailleurs souvent les mêmes qui reviennent. Le sens de ce début du mot qui nous amène au latin, “retro” signifiant en arrière, derrière ou encore par derrière. Puis enrichi de “spective” (toujours du latin, spectare) soit regarder longtemps ou souvent. Le sens de ce mot ayant une importance pour le reste de l’atelier.

 

 

Astérix

 

En 500 petites pièces.

Nos deux animateurs, qui sont aussi les clients fictifs de cet atelier, nous demandent d’assembler un puzzle (Astérix, vous l’aurez compris) le plus rapidement possible et en groupe. Pour se faire chacun des six groupes dispose d’un sac plastique contenant quelques pièces laissant apercevoir un personnage qui sera présent sur le puzzle. Ce serait trop facile si dans chaque équipe il n’y avait pas un handicap : l’un avec une paire de lunettes qui gêne la vue, ici deux personnes avec leurs mains attachées ensemble, etc.

Chaque fois une itération de 3 minutes permet aux équipes d’assembler les pièces. Puis lors de la seconde itération il devient possible d’aller voir les équipes voisines et d’échanger. De nouvelles pièces sont données dans chaque équipe, nouveau rassemblement de pièce par groupe puis nouvel ajouts de pièces. Au fur-à-mesure certains groupes mettent en commun toutes leurs pièces pour commencer l’assemblage du puzzle.

Pouce Astérix !

Il est temps de s’arrêter et de faire le point auprès de nos 2 “clients”. Les premières interrogations qui remontent sont le manque d’informations données par le commanditaire qui est à la fois l’animateur de l’atelier (double rôle, ambigu) : “Ne pas dire comment nous organiser mais nous laisser nous organiser (les équipes)”. On se rend compte aussi que malgré le temps supplémentaire donné sur certaines itérations il n’y a pas forcément d’amélioration. Une mauvaise organisation ?

Une 4e itération est proposée : Cette fois-ci toutes les pièces restantes et le puzzle en cours de montage est rassemblé sur une table, puis déplacé “chez le client” (c’est à dire sur leur table à eux). Une vision d’ensemble permet de constater que deux équipes se forme, l’une active sur le puzzle et l’autre inactive, mais pas forcément inutile (la place manque autour de la table).

Le puzzle… Chez le client.

La 5e et dernière itération commence après un bilan et quelques constatations : faire tourner les équipes en place pour que chacun puisse avoir une vision d’ensemble avant de placer les pièces manquante à son tour. Et quelques t̶r̶i̶c̶h̶e̶r̶i̶e̶s̶  modifications du temps donné pour la dernière itération (les concernés se reconnaîtrons 😉

 

 

Rétrospectivement ça donne quoi ?

 

Après cet atelier plusieurs éléments ressortent :

Tout d’abord la séparation des rôle entre les deux animateurs : l’un aidant l’équipe et l’autre portant le rôle du client, plus facile pour les participants et amenant moins d’ambiguïté.

Board.

Il manquait aussi d’indicateurs : malgré le tableau de points (nombre de pièces possédées par équipes à chaque itérations) son utilité n’était pas évidente. Plus d’explications et de théorie au début de l’atelier, sur ce qui était possible de faire et de ne pas faire, aurait permis moins de frustrations. Cependant, c’était aussi le but de l’atelier, plonger les deux pied dedans, un “matraquage” voulu pour un déroulement en conditions réelles.

Finalement rétrospectivement, c’était une bonne idée !

 

Rendez-vous mardi 6 février pour le prochain mardi meetup, au Forum Digital à Colombelles à 18h30.

 

Revoir en images cet atelier :